Esta palabra es la traducción del francés bureaucratie, que fue acuñada en 1745 por el fisiócrata Vincent de Gournay para designar el uso ilegítimo del poder por los funcionarios del absolutismo tardío. Pero con el tiempo ella asumió diversas significaciones: el conjunto de funcionarios estatales, un sistema político en el que mandan los funcionarios públicos, la tendencia de la administración pública a abarcar campos sociales y económicos cada vez más amplios, la deficiencia administrativa a causa de los enredados trámites o el exceso de personal en el aparato administrativo del Estado.
Fue el sociólogo italiano Gaetano Mosca (1858-1941) el primero en entender la burocracia o el ordenamiento burocrático como una forma de organización estatal racional y estable, contrapuesta al orden feudal. Y el sociólogo y economista alemán Max Weber (1864-1920) sostuvo que la burocracia —mezcla de razón y de experiencia— es un elemento indispensable del Estado moderno. Para él la burocracia es una estructura administrativa y de personal indispensable en cualquier tipo de organización, siempre que observe las siguientes normas de operación: 1) debe haber una jerarquía de mandos, 2) los funcionarios deben ser remunerados mediante un sueldo y no recibir gratificaciones por sus servicios, 3) la autoridad de los funcionarios ha de provenir de una norma jurídica, 4) el nombramiento debe responder a méritos probados y no a recomendaciones ni favoritismos, 5) las decisiones se han de tomar de acuerdo con unas reglas preestablecidas, y 6) la burocracia debe tener idoneidad técnica y mantener un registro de sus actuaciones.
Con frecuencia la burocracia se desvía de estos principios y sufre graves deformaciones: como el cohecho, el favoritismo, el nepotismo, la tecnocracia, la negligencia, la indolencia, el papeleo, el legalismo, la rutina, el egoísmo, los privilegios, los malos modos o la arbitrariedad. Hasta el punto que “burocracia” y “lo burocrático” han llegado a tener connotaciones peyorativas, generalmente referidas a mentalidades rígidas, más interesadas en el reglamento que en los resultados.
En las disputas entre los ideólogos marxistas europeos de la segunda mitad del siglo XIX y comienzos del XX —en las que participaron León Trotsky, Karl Kautsky, Rosa Luxemburgo, Eduard Bernstein, August Bebel y otros teóricos marxistas— la dirigente polaca Luxemburgo (1871-1919) reprochaba a Lenin su idea de formar un partido vertical cuyo poder central “piensa, crea y decide por todos”. Lo cual no le parecía marxista. Y León Trotsky (1879-1940) manifestaba en ese mismo año de 1904 que “estos métodos de Lenin conducen (…) a que la organización ocupe el lugar del partido; luego el comité central sustituya a la organización del partido, y, en último término, un “dictador”, al comité central”. Ellos se referían a la férrea organización burocrática del partido bolchevique impuesta por Lenin. Y en el marco de esas controversias usaban las palabras burocracia y burocratismo para señalar y denunciar las rigideces del dirigismo partidista centralizado que, en su concepto, conspiraba contra la democracia interna del partido y contra los ideales del socialismo.
En los Estados marxistas se dio una hipertrofia de la burocracia por las demandas de la estatificación de los instrumentos de producción —que produjeron un Estado megalómano que abarcó todos los campos de la vida humana y social— y porque la dinámica del autoritarismo gobernante amplió los sistemas oficiales de control social. Por la vía de la >dictadura del proletariado (y de las sucesivas suplantaciones en que el partido tomó el lugar de la clase trabajadora, el aparato el lugar del partido y los funcionarios el lugar del aparato) la alta burocracia, la tecnoburocracia y la burocracia militar acumularon en sus manos una desproporcionada suma de poderes de decisión y se convirtieron, al decir de Trotsky y de Milovan Djilas, en la “nueva clase dominante”. No obstante lo cual, Lenin solía afirmar que el aparato estatal no estaba sobre la sociedad sino “mezclado con las masas”. Al final fue el burocratismo hipertrofiado, isócrono, rutinario e ineficiente una de las causas del colapso de las economías centralizadas.
Por cierto que la burocracia no es elemento exclusivo del Estado. Las entidades privadas, de carácter empresarial, laboral, religioso, docente o de cualquier otra clase, necesitan recursos humanos ordenados según esquemas jerárquicos y reglamentos para alcanzar sus fines.